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Empresas que desejam sobreviver no mercado estão estudando meios de adequar seus processos internos às exigências da legislação, e isso ocorre pelo fato de que eventuais problemas com o Fisco acarretam penalidades bastante prejudiciais, gerando um impactante desequilíbrio nas contas. No entanto, existem estratégias que podem ser aplicadas pelos empreendedores para evitar a ocorrência desses problemas.
Neste post, eu apresentarei quais são os principais transtornos fiscais que podem ocorrer na empresa, as 5 melhores táticas para prevenir-se e como uma empresa de contabilidade atua nessa prevenção. Confira esta leitura para garantir o desenvolvimento saudável do seu negócio!
O Fisco e a legislação brasileira não são brandos ao determinarem as multas a serem pagas pelas empresas — por exemplo, deixar de comunicar a admissão de novos colaboradores no sistema do eSocial pode gerar multa de R$ 3.000,00, sendo dobrada na hipótese de reincidência.
Para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), a multa é reduzida para R$ 800,00, mas não deixa de ser bastante custosa para os cofres do negócio.
Faz-se importante saber que, dependendo da infração cometida, a empresa ainda deve arcar com os custos envolvidos em um processo administrativo ou judicial, como documentação, locomoção, advogados etc. Muitas vezes, os gestores incorrem em erros pela falta de conhecimento da legislação ou pela simples desorganização de seus processos. Alguns exemplos de falhas são:
É fundamental que esses problemas sejam corrigidos para evitar a ocorrência de multas, por isso, listei e redigi, a seguir, as principais táticas para prevenção.
Os registros fiscais consistem em todos aqueles exigidos por lei ou que alteram suas finanças ou patrimônio, como os valores pagos e recebidos, as notas fiscais, os registros dos funcionários, entre outros. É relevante que o gerenciamento seja sempre completo, detalhado e minucioso, para evitar equívocos, erros de interpretação ou cálculo etc.
É importante que essas informações sejam registradas e armazenadas nos sistemas próprios das empresas, pois o Fisco pode exigir esses registros a qualquer momento desde que o prazo de guarda exigido por lei (geralmente de 5 anos) não tenha expirado.
Recomenda-se que a gestão documental seja feita com a ajuda da tecnologia, pois são adquiridas diversas vantagens, como economia de custos, diminuição do espaço necessário, maior segurança, facilidade de organização, entre outros benefícios que auxiliam na realização do gerenciamento de registro.
As auditorias preventivas consistem na revisão dos registros, demonstrações financeiras e transações e operações de uma entidade ou projeto. Essa é uma análise de todos os dados fiscais de modo a identificar, antes do Fisco, se existem erros no cumprimento de obrigações tributárias principais (recolhimento dos tributos) ou acessórias (preenchimento e emissão de documentos), bem como nos procedimentos contábeis, fiscais etc.
Durante essa auditoria, os profissionais especializados analisam os lançamentos das empresas, o processo de emissão de notas, o recolhimento dos tributos, entre outros procedimentos do negócio. Se algum procedimento do negócio estiver em desconformidade com a legislação, serão tomadas medidas para corrigir e evitar problemas em uma visita indesejada.
O Fisco não tolera atrasos e aplicará severas multas, caso elas ocorram independentemente das justificativas da empresa ao perder um prazo. Por isso, o envio das obrigações acessórias deve seguir um cronograma estabelecido pela Receita e pelas Secretarias de Fazenda de cada região. Após conferir o cronograma, deve-se monitorar o prazo de vencimento do cumprimento das obrigações e preparar-se antecipadamente.
Uma tática eficiente para pagar os impostos em dia é estruturar um calendário tanto para recolhimento efetivo dos tributos como para cumprimento das obrigações legais e compartilhá-lo com toda a equipe fiscal. Também é recomendável utilizar a tecnologia para isso, já que um bom programa emite alertas, mantém-se atualizado com a legislação e efetua os cálculos automaticamente.
A tecnologia é a principal aliada tanto para evitar problemas com o Fisco como para impulsionar o desenvolvimento da empresa no segmento. É importante utilizar as soluções mais adequadas para o seu negócio — por exemplo, simples planilhas e relatórios no Excel podem não suprir as demandas da empresa, já que se trata de um programa limitado e de uso complexo.
Para usar a tecnologia corretamente, faça um diagnóstico da sua empresa para entender as suas necessidades e opte por aquele recurso que aumente a eficiência dos processos. Um sistema completo apresenta soluções avançadas, como:
Além disso, recomenda-se que a plataforma escolhida seja "Web" e aproveite as vantagens da tecnologia em nuvem. Isso significa que não será preciso realizar grandes investimentos em hardwares potentes, basta o acesso à internet para ter contato com todos os dados. O sistema também poderá ser acessado de diferentes dispositivos, como computador de mesa, notebooks, tablets e até diretamente do smartphone.
Os colaboradores são os indivíduos responsáveis por realizar a grande maioria das operações na empresa, incluindo o cumprimento das obrigações fiscais, o que implica a importância de promover treinamentos e capacitações para o pessoal.
Esses treinamentos se tornam ainda mais relevantes em relação à área fiscal, já que o tema é bastante complexo e é preciso um elevado grau de capacitação para que o índice de erros seja pequeno.
Além disso, a legislação tributária é bastante volátil, ou seja, existem constantes alterações sobre as obrigações, incluindo alíquotas, datas de pagamentos, formas de cumprimento, surgimento de benefícios etc. Isso faz com que seja necessária a constante atualização do pessoal.
É diante da complexidade e da extensão da legislação fiscal e tributária que é fundamental contratar uma empresa de contabilidade para prevenir problemas na área. O serviço prestado pelo setor contábil evoluiu com o tempo e sofreu inúmeras alterações, sendo que, atualmente, existem sistemas de gestão que auxiliam-na sob diversas vertentes.
A implementação dos softwares é um investimento com elevados retornos às finanças do negócio, pois os valores são viáveis e é fornecido um amplo número de soluções que auxiliam nas tomadas de decisões, evitam problemas fiscais, reduzem os custos para a empresa, aumentam a segurança dos dados e mais.
É fundamental evitar problemas com o Fisco para minimizar os riscos das empresas e aumentar suas chances de sobrevivência no segmento. Mas, com as dicas que eu trouxe neste post, você sabe como cumprir esse objetivo e, ainda, como aproveitar as mudanças para potencializar o desenvolvimento do seu negócio.
Este post foi útil? Então, entre agora mesmo em contato com a Comprosper Contabilidade e saiba como nossas soluções auxiliarão seu negócio!
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